Fiscaal
Werkkostenregeling
Bij More Than Gifts combineren we maatschappelijk verantwoord ondernemen met slimme inzet van de WKR. Zo wordt waarderen duurzaam, sociaal én fiscaal aantrekkelijk.
Referenties
Bekijk hieronder welke bedrijven al eerder klant zijn geweest bij More Than Gifts:
Laatste update: 27 augustus 2026
Vrije ruimte werkkostenregeling
Met de werkkostenregeling (WKR) kunnen werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan werknemers geven. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, cadeaubon, personeelsuitje of ander personeelsgeschenk.
Een deel van de totale fiscale loonsom mag hiervoor worden gebruikt zonder dat hierover loonheffing verschuldigd is. Dit noemen we de vrije ruimte.
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Vanaf 1 januari 2027 stijgt het percentage over de eerste € 400.000 naar 2,16%.
Wordt meer aangewezen dan binnen de beschikbare vrije ruimte past? Dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het bedrag waarmee de vrije ruimte wordt overschreden.
Rekenvoorbeeld WKR 2026
Een onderneming heeft 17 medewerkers met gemiddeld € 30.000 fiscaal loon per jaar.
Totale fiscale loonsom:
17 × € 30.000 = € 510.000
Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte:
- 2,00% over € 400.000 = € 8.000
- 1,18% over de resterende € 110.000 = € 1.298
De totale vrije ruimte bedraagt daarmee € 9.298.
Bij het bepalen van de waarde van verstrekkingen binnen de WKR wordt in het algemeen uitgegaan van de waarde inclusief btw.
En in 2027?
Bij dezelfde fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte in 2027:
- 2,16% over € 400.000 = € 8.640
- 1,18% over € 110.000 = € 1.298
Dat betekent een totale vrije ruimte van € 9.938: € 640 meer dan in 2026.
Als je met WKR en MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen / ESG) aan de slag wilt, dan is de grootste fout dat werkgevers alleen denken aan kerstpakketten en cadeaubonnen. De WKR kan juist een krachtig instrument zijn om duurzaam gedrag, vitaliteit, sociale impact en betrokkenheid te stimuleren.
De werkkostenregeling in het kort
De WKR bepaalt hoe werkgevers omgaan met vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor werknemers. Sommige kosten vallen binnen de vrije ruimte, terwijl voor andere kosten een gerichte vrijstelling of nihilwaardering kan gelden.
Loon
Fiscaal gezien is loon meer dan alleen het salaris dat een werknemer ontvangt. Ook voordelen in natura, zoals bepaalde cadeaus, voorzieningen of vergoedingen, kunnen tot het loon behoren.
Een werkgever kan veel van deze voordelen aanwijzen als eindheffingsloon. Ze komen dan, voor zover geen andere vrijstelling geldt, ten laste van de vrije ruimte.
Vrije ruimte
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. In 2027 wordt het percentage over de eerste € 400.000 verhoogd naar 2,16%.
Kerstpakketten, cadeaubonnen en veel andere personeelsgeschenken kunnen als eindheffingsloon worden aangewezen en daarmee in de vrije ruimte worden opgenomen.
Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over de overschrijding.
De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen moeten wel voldoen aan de zogenoemde gebruikelijkheidseis.
Wanneer betaal je de WKR-eindheffing?
De definitieve WKR-eindheffing hoeft niet direct bij iedere verstrekking te worden afgerekend. Na afloop van het kalenderjaar kan worden vastgesteld of de vrije ruimte is overschreden.
Een eventueel verschuldigde eindheffing moet uiterlijk worden verwerkt in de aangifte loonheffingen over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Niet alle vergoedingen en voorzieningen gaan ten koste van de vrije ruimte. Voor bepaalde zakelijke kosten gelden gerichte vrijstellingen en voor verschillende voorzieningen op de werkplek geldt een nihilwaardering.
Voorbeelden zijn onder voorwaarden bepaalde reiskosten, opleidingen, arbovoorzieningen en voorzieningen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk.
Loon in natura
Geeft een werkgever een product of andere verstrekking aan een werknemer, dan is sprake van loon in natura als het voordeel uit de dienstbetrekking voortkomt.
Voor de waardering wordt doorgaans uitgegaan van de factuurwaarde inclusief btw. Afhankelijk van de verstrekking kan een gerichte vrijstelling, nihilwaardering of de vrije ruimte van toepassing zijn.
Normbedragen
Voor sommige voorzieningen gelden vaste fiscale normbedragen.
Voor een ontbijt, lunch of diner op de werkplek geldt in 2026 een normbedrag van € 4,05 per maaltijd. Dit bedrag kan als loon worden behandeld of, indien aan de voorwaarden wordt voldaan, worden aangewezen als eindheffingsloon binnen de WKR.
Mogelijkheden werkkostenregeling MVO
1. Fietsregeling en duurzame mobiliteit
Dit is vaak de meest directe ESG-maatregel.
Mogelijkheden:
- Fietsplan via bruto-netto uitruil
- Leasefietsregeling
- Vergoeding van fietsaccessoires
- Extra stimulering van woon-werkverkeer per fiets
- Fietsstallingen en faciliteiten
Voordelen:
- Minder CO₂-uitstoot
- Gezondere medewerkers
- Minder parkeerdruk
- Positieve bijdrage aan Scope 3-emissies
De Belastingdienst biedt hiervoor diverse fiscale mogelijkheden, waaronder een fiets van de zaak met 7% bijtelling of een renteloze lening voor een fiets.
2. Mobiliteitsbudget
In plaats van een leaseauto:
- OV-abonnement
- Mobiliteitskaart
- Deelauto
- Deelfiets
- Combinatie thuiswerken + OV
Hiermee stuur je medewerkers naar duurzamere keuzes zonder verplichtingen op te leggen. De Rijksoverheid noemt mobiliteitsbudgetten expliciet als middel om duurzame reiskeuzes te stimuleren.
3. Vrijwilligersdagen (sterke S van ESG)
Een zeer populaire MVO-regeling.
Voorbeelden:
- 1 of 2 betaalde vrijwilligersdagen per jaar
- Teamdagen bij voedselbank
- Natuuronderhoud
- Stichting Jarige Job
- NLdoet
- Lokale maatschappelijke projecten
Fiscaal gezien zijn de loonkosten van de dag zelf meestal gewoon ondernemingskosten; eventuele bijkomende kosten kunnen afhankelijk van de invulling onder de WKR worden gebracht.
Impact:
- Lokale maatschappelijke impact
- Sociale betrokkenheid
- Employer branding
- Teamontwikkeling
4. Vitaliteitsbudget
Duurzaamheid gaat ook over duurzame inzetbaarheid.
Voorbeelden:
- Sportabonnement
- Yogalessen
- Hardloopclinics
- Fysiotherapie preventief
- Mentale coaching
- Mindfulness
Niet alles hoeft ten laste van de vrije ruimte te komen; sommige voorzieningen kunnen onder arbovrijstellingen vallen.
5. Thuiswerk- en verduurzamingsbudget
Steeds meer werkgevers koppelen ESG aan thuiswerken.
Voorbeelden:
- Ergonomische thuiswerkplek
- Energiezuinige apparatuur
- Tweede schermen
- Verlichting
- Isolatie- of energiebesparingsbijdrage
De Rijksoverheid kent zelfs een regeling waarbij medewerkers een bijdrage kunnen gebruiken voor woningverduurzaming.
6. Duurzame kerstpakketten
In plaats van traditionele pakketten:
- Lokale leveranciers
- Sociale werkplaatsen
- Fairtrade producten
- Bomen planten
- Donatiebudget voor goede doelen
Dit levert vaak direct zichtbare MVO-impact op.
7. Goede-doelenbudget voor medewerkers
Een interessante variant:
Werkgever reserveert bijvoorbeeld:
- €100 per medewerker per jaar
- werknemer kiest zelf een ANBI-doel
- organisatie verdubbelt de gift
Dit versterkt maatschappelijke betrokkenheid en wordt vaak zeer gewaardeerd.
8. Inclusie en sociale werkgelegenheid
WKR kan worden ingezet voor:
- Taaltrainingen
- Integratieactiviteiten
- Inclusieve personeelsevenementen
- Ondersteuning van medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt
Dit draagt direct bij aan de sociale pijler van ESG.
9. Duurzame cadeaubonnen
In plaats van algemene cadeaubonnen kun je medewerkers laten kiezen voor een cadeau dat bijdraagt aan een duurzamere en socialere economie. Denk bijvoorbeeld aan:
- Lokale ondernemers – ondersteun winkels, speciaalzaken en makers uit de regio.
- Circulaire producten – kies voor producten die zijn hergebruikt, gerecycled of ontworpen met een langere levensduur.
- Duurzame webshops – geef medewerkers toegang tot een assortiment waarin duurzaamheid en verantwoorde productie centraal staan.
- Fairtrade winkels – stimuleer producten waarbij producenten en makers een eerlijkere prijs ontvangen.
Zo krijgt een geschenk meer betekenis: de waarde blijft zoveel mogelijk binnen de lokale economie, duurzame keuzes worden gestimuleerd en medewerkers krijgen de vrijheid om iets te kiezen dat echt bij hen past.
10. MVO-pakket voor 2026 (praktijkvoorbeeld)
Voor een bedrijf met 250 medewerkers:
| Onderdeel | Budget |
| Vrijwilligersdag | € 15.000 |
| Fietsregeling | € 25.000 |
| Vitaliteitsbudget | € 20.000 |
| Duurzaam kerstpakket | € 12.500 |
| Goede-doelenmatching | € 10.000 |
| Totaal | € 82.500 |
Dit levert impact op alle ESG-pijlers:
- E (Environmental): fietsen, minder autokilometers
- S (Social): vrijwilligerswerk, vitaliteit, goede doelen
- G (Governance): transparant beleid en meetbare impact
Voor veel organisaties levert juist de combinatie van fietsregeling + vrijwilligersdagen + goede-doelenmatching de meeste zichtbare MVO-impact op tegen relatief beperkte kosten. Dat zijn ook de initiatieven die medewerkers doorgaans het sterkst waarderen én die goed aansluiten op ESG-rapportages.
Concernregeling binnen de Werkkostenregeling (WKR)
Normaal bereken je de WKR per werkgever (per inhoudingsplichtige). Heb je echter meerdere BV’s binnen een concern, dan kun je kiezen voor de concernregeling. Daarbij tel je de fiscale loonsommen en WKR-uitgaven van alle concernmaatschappijen samen op alsof het één werkgever is.
Wanneer mag je de concernregeling toepassen?
De belangrijkste voorwaarde is dat er gedurende het hele kalenderjaar een belang van ten minste 95% bestaat tussen de concernonderdelen (direct of indirect). De keuze mag je jaarlijks opnieuw maken.
Rekenvoorbeeld 1 – Concernregeling is voordelig
Zonder concernregeling
| BV | Loonsom | Vrije ruimte | WKR-uitgaven |
| BV A | € 1.000.000 | € 15.080 | € 30.000 |
| BV B | € 1.000.000 | € 15.080 | € 5.000 |
BV A overschrijdt de vrije ruimte met:
30.000−15.080=14.920
Eindheffing:
14.920×80%=11.936
BV B heeft juist € 10.080 vrije ruimte ongebruikt.
Met concernregeling
Totale loonsom:
1.000.000+1.000.000=2.000.00
Collectieve vrije ruimte:
(400.000×2%)+(1.600.000×1,18%)=26.880
Totale WKR-uitgaven:
30.000+5.000=35.000
Overschrijding:
35.000−26.880=8.120
Eindheffing:
8.120×80%=6.496
Voordeel concernregeling: € 5.440 minder eindheffing. Omdat de ongebruikte vrije ruimte van BV B mag worden benut door BV A.
Rekenvoorbeeld 2 – Concernregeling is nadelig
Drie BV’s
| BV | Loonsom |
| BV A | € 300.000 |
| BV B | € 300.000 |
| BV C | € 300.000 |
Zonder concernregeling heeft iedere BV:
300.000×2%=6.000
Totaal vrije ruimte concern:
6.000+6.000+6.000=18.000
Met concernregeling wordt de vrije ruimte berekend over de totale loonsom van € 900.000:
(400.000×2%)+(500.000×1,18%)=13.900
Je verliest dus:
18.000−13.900=4.100
Dit komt doordat je het hogere percetage over de eerste € 400.000 maar één keer mag toepassen voor het hele concern in plaats van per BV. Daarom kan de concernregeling juist ongunstig zijn als elke BV zijn eigen vrije ruimte al volledig benut.
Praktische vuistregel
De concernregeling is meestal interessant wanneer:
- Eén of meer BV’s de vrije ruimte overschrijden
- Andere BV’s vrije ruimte overhouden
- Je concern uit grotere werkmaatschappijen bestaat met ongelijke WKR-uitgaven
De concernregeling is vaak ongunstig wanneer:
- Elke BV zijn vrije ruimte vrijwel volledig gebruikt
- Je meerdere BV’s hebt met loonsommen onder € 400.000 (je verliest dan meerdere keren het 2%-tarief over de eerste € 400.000).
Als je wilt, kan ik ook een Excel-achtige rekentabel voor jouw concernstructuur maken (bijvoorbeeld met 2, 5 of 20 BV’s) zodat je direct ziet of de concernregeling voor 2026 voordelig uitpakt.
WKR en een kerstmarkt
Normaal bereken je de WKR per werkgever (per inhoudingsplichtige). Heb je Kerstmarkt op de eigen werkplek
Wordt een personeelsfeest of kerstmarkt georganiseerd op een locatie die voor werknemers fiscaal als werkplek geldt, dan kunnen voor verschillende voorzieningen nihilwaarderingen gelden.
Zo kunnen koffie, thee, fruit en andere kleine consumpties op de werkplek op nihil worden gewaardeerd. Voor maaltijden geldt in 2026 het vaste normbedrag van € 4,05 per maaltijd.
Het is daarom belangrijk onderscheid te maken tussen de organisatie van de kerstmarkt, consumpties, maaltijden en de geschenken die werknemers ontvangen.
Kerstmarkt op een externe locatie
Vindt een personeelsfeest of kerstmarkt plaats op een externe locatie, dan geldt de nihilwaardering van de werkplek in principe niet.
De waarde van het feest of evenement kan dan loon vormen. De werkgever kan deze kosten, voor zover toegestaan en gebruikelijk, aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.
Catering en entertainment
Kleine consumpties op de werkplek, zoals koffie, thee, fruit en gebak, kunnen onder een nihilwaardering vallen.
Voor maaltijden op de werkplek geldt in 2026 een normbedrag van € 4,05 per maaltijd. Bij een evenement op een externe locatie wordt in beginsel uitgegaan van de werkelijke waarde van de verstrekking.
Ook hierbij kan de werkgever ervoor kiezen de betreffende kosten, voor zover toegestaan, als eindheffingsloon aan te wijzen.
Kerstgeschenken en keuzebudget
Ontvangt een werknemer tijdens een kerstmarkt een kerstgeschenk of kiest de werknemer zelf een cadeau uit een bepaald budget, dan vormt de waarde daarvan in beginsel loon.
De werkgever kan deze waarde aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.
Wordt de beschikbare vrije ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding.
