Fiscaal

Laatste update: 10 februari 2024

Vrije ruimte werkkostenregeling

U mag onbelast vergoedingen geven. Het totale bedrag moet wel onder de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend met de loonsom van al uw medewerkers samen.

De werkkostenregeling (ook wel WKR genoemd) is verplicht voor alle werkgevers in Nederland. De werkkostenregeling is een regeling waarmee u een deel van de totale fiscale loon (vrije ruimte genoemd) kunt besteden aan onbelaste verstrekkingen en vergoedingen (denk aan kerstpakketten) voor uw personeel, waarover géén loonheffing betaald hoeft te worden.

Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte. 

De vrije ruimte gaat in 2023 naar 3% en in 2024 naar 1,92%

Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte in de WKR verhoogd van 1,7% naar 1,92%. In 2023 wordt dit zelfs eenmalig verhoogd naar 3%. Dit houdt in dat in 2023, op basis van een loonsom van € 400.000, de vrije ruimte wordt verhoogd naar € 12.000, en in 2024 naar € 7.680. Over het bedrag van de loonsom €400.000 is de vrije ruimte in 2024 1,18%.

belastingdienst fiscaal

REKENVOORBEELD
Een onderneming heeft 17 mensen in dienst met een gemiddeld fiscaal loon op jaar basis van € 30.000  (fiscaal loon is het brutoloon waarover loonheffing wordt ingehouden).
Let op: de WKR berekent altijd inclusief BTW-bedragen.

De werkkostenregeling in het kort

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. Deze regeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.

Loon

Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.

Vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,92%, en in 2023 zelfs 3% van uw totale fiscale loon tot € 400.000 en 1,18% van uw fiscale loon boven de € 400.000 (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt; wel moeten vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst als eindheffingsloon voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Houd in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Bepaalde voorzieningen op de werkplek zijn op nihil gewaardeerd.

Loon in natura

U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.

Normbedragen blijven bestaan

U kunt normbedragen blijven gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.

Concernregeling

U mag de eindheffing van de werkkostenregeling vanaf 2015 op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling.

Administratie

U hoeft veel vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in uw loonadministratie vast te leggen. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen ook niet te vermelden op de loonstrook.

Cafetariaregeling

Binnen de werkkostenregeling kunt u onder voorwaarden nog steeds gebruikmaken van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Voorzieningen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen, kunt u niet opnemen in een cafetariaregeling.
Meer informatie vindt u op deze website

Inkomstenbelasting over het kerstpakket voor werknemers

In de Inkomstenbelasting (IB) en Vennootschapsbelasting (VPB) zijn de kosten voor een kerstpakket voor uw werknemers volledig aftrekbaar. Let op: u betaalt wel een eindheffing van 20% bij een kerstpakket onder de € 70,00.

De personeelsvereniging

Stel, de werkgever stort jaarlijks € 1.000,00 in de pot van de personeelsvereniging, de werknemers doen er ook € 1.000,00 in en van de € 2.000,00 wordt een feest gegeven. De storting is dan geen loon, is aftrekbaar van de winst en er is dus geen vuiltje aan de lucht. Voorwaarde is wel dat de werknemers die meedoen de laatste vijf jaar minstens evenveel hebben gedoneerd als de werkgever.

Buitenlandse werknemers vallen ook onder WKR

Als u deel uitmaakt van het Nederlandse onderdeel van een internationale onderneming (multinational), dan mag u een buitenlandse werknemer die een arbeidsovereenkomst heeft met een ander concernonderdeel en dus niet bij u in dienst is, opnemen in uw Nederlandse salarisadministratie. Deze werknemer blijft dan formeel in dienst bij een buitenlands onderdeel van de multinational, maar u draagt voor deze werknemer loonbelasting af in Nederland. In dit geval geldt de werkkostenregeling voor deze werknemer, net als voor uw andere werknemers die in Nederland werken.

Geschenken aan relaties (geen werknemers)

In principe dient uw relatie inkomstenbelasting te betalen over het geschenk. Als u het geschenk gelijktijdig en voor dezelfde gelegenheid ook aan uw eigen werknemers geeft, dan kunt u ervoor kiezen de verschuldigde belasting als eindheffing voor uw rekening te nemen. Hiervoor geldt het speciale tarief van 45% (tot een waarde van € 136,00). Voor duurdere geschenken is het tarief zelfs 75%. Ook hierbij geldt een maximum van € 272,00, anders kan het geen eindheffingsloon meer zijn en moet de relatie zelf de belasting betalen.

Het kerstpakket en omzetbelasting

De over zakelijke kosten te betalen omzetbelasting mag u, als BTW-plichtige ondernemer, normaliter in vooraftrek nemen. Vanwege het beperkte zakelijke karakter geldt er bij de omzetbelasting, net als bij de kostenaftrek, een beperking. Alle over geschenken te betalen BTW voor werknemers en relaties mag u in vooraftrek nemen, zolang de totale netto waarde (zonder BTW) van de geschenken, per jaar en per werknemer of relatie, niet meer bedraagt dan € 227,00. Wordt die € 227,00 overschreden, dan heeft u voor het gehele bedrag geen recht meer op vooraftrek.

Het kerstpakket en aftrekbare kosten

Zakelijke kosten zijn aftrekbaar van de winst. Bij kerstpakketten is het zakelijke karakter echter beperkt. Hierdoor is de aftrek ook beperkt. De kosten van de kerstpakketten kunt u voor 73,5% in aftrek nemen.

Vergoeding van oud-werknemers

Vergoeding aan oud-werknemers worden hetzelfde behandeld als vergoedingen aan werknemers. De vergoeding valt dus in de vrije ruimte (voordeel uit vroegere dienstbetrekking).

Vergoeding aan vrijwilligers / uitzendkrachten / ingehuurd personeel / freelancers / zzp’ers

Een vrijwilliger is een persoon die niet ‘bij wijze van beroep’ arbeid verricht voor een sportorganisatie, een algemeen nut beogende instelling (ANBI) of een organisatie die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld.

Een vrijwilliger mag voor zijn werkzaamheden maximaal € 180 per maand en maximaal € 1.800 per kalenderjaar ontvangen. De uurvergoeding voor een 23-jarige mag maximaal € 5,00 bedragen (of € 2,75 voor een vrijwilliger jonger dan 21 jaar).

Kerstpakketten, deelname aan personeelsfeesten en verjaardagscadeaus worden ook tot deze vergoeding gerekend. Voor vrijwilligers met een bijstandsuitkering gelden andere bedragen.
Verstrekt u een vrijwilliger een kerstpakket? Dan moet u toetsen of voldaan wordt aan de hierboven gestelde criteria.
Blijft de totale vergoeding, inclusief de waarde van het kerstpakket, binnen de grenzen van de vrijwilligersvergoeding? Dan kunt u dit kerstpakket onbelast verstrekken aan de vrijwilliger.

Is een vrijwilliger werkzaam bij meerdere organisaties? Dan moeten door een vrijwilliger ontvangen vergoedingen bij elkaar worden opgeteld.

Vrijwilligersvergoeding en werkkostenregeling

Met ingang van 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor elke werkgever. Deze werkkostenregeling brengt geen verandering ten aanzien van de regels voor vrijwilligers. Zolang de grenzen van de vrijwilligersvergoeding niet worden overschreden, is ook onder de werkkostenregeling geen sprake van loon. Dit betekent dat de vrijwilligersvergoeding in dat geval niet meetelt voor de bepaling van de loonsom, waarover de vrije ruimte wordt berekend.

Uiteraard legt de vrijwilligersvergoeding dan ook geen beslag op de vrije ruimte, zodat dit niet ten koste zal gaan van de ruimte die u heeft voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers. Kortom, ook onder de werkkostenregeling kunt u een vrijwilliger onbelast een kerstgeschenk verstrekken, mits u voldoet aan de voorwaarden van de vrijwilligersregeling.

Bovenstaande geldt ook voor vergoedingen aan uitzendkrachten/ingehuurd personeel/freelancers/zzp’ers

Bron: ABAB

Bezorgkosten tellen niet mee voor geschenkenregeling

In de nieuwe versie van het Handboek Loonheffingen is opgenomen dat voor de bepaling van de waarde van een klein geschenk geen rekening hoeft te worden gehouden met de bezorgkosten die daarvoor in rekening zijn gebracht.

Door gebruik te maken van de kleine geschenkenregeling kan een werkgever een kleine attentie aan zijn werknemers geven zonder dat de kosten hiervan ten laste van de vrije ruimte (tool) van de werkkostenregeling komen. Denk bijvoorbeeld aan een fruitschaal als iemand ziek is. Het is daarbij wel zaak dat er aan de volgende drie eisen wordt voldaan:

  • De geschenken mogen maximaal € 25 bedragen (inclusief BTW) per gelegenheid. Eventuele bezorgkosten hoeven  niet mee te worden geteld als die kosten op de factuur zijn gespecificeerd of apart zijn gefactureerd. Dit is nieuw opgenomen in het Handboek Loonheffingen.
  • De geschenken moeten in natura zijn, dus geen geld of waardebonnen.
  • Het gaat om een persoonlijke attentie  in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.

Niet altijd voordeel uit dienstbetrekking
Een klein geschenk is niet per definitie een voordeel uit dienstbetrekking. Een bos bloemen voor de secretaresse ter gelegenheid van secretaressedag is overduidelijk op grond van de dienstbetrekking verstrekt. De waarde van deze bos bloemen moet de werkgever dus bij het loon van de werknemer tellen of aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte. Dit laatste kan alleen als er aan het gebruikelijkheidscriterium is voldaan.

Bron:  www.rendement.nl