Motiveren op afstand, hoe doe je dat?
Nu er door het Corona virus (COVID-19) veel medewerkers vanuit huis werken, ontstaat er een hele andere dynamiek in de omgang met collega’s. Een gesprekje bij de koffieautomaat, even naar het bureau van je collega of een kort overleg? Dat is niet meer vanzelfsprekend, alles moet nu op afstand. Het inplannen van een brainstorm en het samenwerken aan een bepaalde opdracht krijgt een hele andere dimensie. Wij geven je tips om medewerkers te blijven motiveren.
Gelukkig bieden goede tools oplossingen en mogelijkheden. Zo werken veel bedrijven in de cloud waardoor het inloggen op afstand gemakkelijk gaat. Daarnaast zijn er voor de dagelijkse overleggen, brainstorms of korte vragen veel apps beschikbaar om met geluid én beeld te overleggen. Met alle handige online tools blijkt dat bedrijven prima het werk kunnen voortzetten en er zelfs nieuwe creatieve vormen van samenwerking ontstaan.
Maar ondanks al deze mogelijkheden blijft het persoonlijke contact achterwege en dit kan op de langere termijn een grote invloed hebben op de motivatie en betrokkenheid van de medewerkers. Hieronder enkele handvatten om dit te voorkomen
Blijf als manager de spil in het web
Het is misschien in deze tijden belangrijker dan ooit geworden, dat je er als manager voor zorgt dat medewerkers betrokken blijven, in contact met collega’s blijven en gemotiveerd worden. Voor veel mensen geldt namelijk dat het (samen)werken met collega’s één van de belangrijkste aspecten is voor hun werkplezier.
Collega’s die op kantoor altijd al veel contact hebben, vinden het misschien minder lastig om tijdens het thuiswerken het contact te onderhouden. Voor diegenen die normaal gesproken op kantoor minder contact hebben, is het mogelijk wel lastiger om nu telefonisch of via digitale kanalen contact op te nemen. Een manager kan hierbij ondersteunen en de juiste tools bieden.
In deze tijden blijft het belangrijk om ook op afstand te weten wat een medewerker drijft en ervoor te blijven zorgen dat ieder zijn/haar passie kwijt kan in het werk. Het is goed om in de rol als manager te fungeren als coach en niet als leider. Spreek dus evengoed fysiek af met eenmedewerker om 1-op-1 tijd in te plannen. Met de landelijke maatregelen in acht nemend kan dit, op gepaste afstand, eens in de zoveel tijd.
Start de dag met een online Dagstart
Begin de dag met een online meeting via een videoverbinding (via bijvoorbeeld Skype, WhatsApp, Zoom etc.) en bespreek de agenda, de lopende aanvragen en/of projectvoortgang. Vergeet hierbij niet om taken die gereed zijn met elkaar te delen (juichmomentje!). Zo heeft iedereen een startpunt van zijn/haar werkdag, kan iedereen de vragen stellen die er zijn en kunnen de dagelijkse werkzaamheden worden doorgesproken.
Zorg voor ruimte voor “social talk”
Online vergaderen is over het algemeen effectiever dan een overleg waarbij men elkaar ontmoet. Dit heeft zo zijn voordelen, maar de “social talk” die men normaal heeft tijdens een overleg is om meerdere reden nuttig. Mensen zijn sociale dieren en je gevoelens, meningen en ervaringen delen zorgt voor betrokkenheid en een goede motivatie. Creëer dus bewust ruimte tijdens een online meeting voor wat “social talk”.
Doe online een bak koffie en/of een luchpauze
Spreek met je collega’s een vast tijdstip af om een koffiepauze in te plannen of om samen achter het scherm te lunchen. Dit stimuleert ook om een dagelijks ritme te creëren en even te ontspannen tussen het werk door.
Plan geregeld een online meeting in
Door regelmatig online meetings in te plannen blijven collega’s met elkaar in contact. Een wekelijkse meeting kan zelfs op afstand door blijven gaan, ongeacht de grootte van de groep. Zoals eerder al benoemd zijn er tal van diverse online tools die live verbindingen mogelijk maken en zelfs functies ondersteunen om een beeldscherm te delen en dus een online presentatie te geven. Zo hoeft er geen enkele meeting of afspraak meer afgezegd te worden en kunnen collega’s makkelijk met elkaar in contact blijven.
Zorg voor een goede thuiswerkplek. Medewerkers kunnen alleen thuiswerken als de faciliteitenvoldoende toereikend zijn. Als manager kun je ervoor zorgen dat de faciliteiten thuis in zekere zin vergelijkbaar zijn met de situatie op kantoor. Niet elke medewerker heeft mogelijk de beschikking over een aparte ruimte om een kantoor in te richten, maar met het juiste bureau, de geschikte stoel en goed werkende apparatuur is er een grote stap gezet.
Laat irrelevante regels achterwege
Dat medewerkers met (jonge) kinderen in hun thuisomgeving weleens afgeleid worden is in deze tijden niet tegen te gaan. Als manager moet je dit misschien ook niet willen tegengaan, maar dit betekent wel dat het empatisch vermogen in deze tijden op de proef wordt gesteld. Het opstellen van strenge regels voor thuiswerkers, werkt dan alleen averechts. Een manager moet durven de medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid te geven. Door regelmatig de voortgang te bespreken kun je als manager vinger aan de pols houden.
Medewerkers op de hoogte houden
In deze onzekere tijden met veel maatregelen die landelijk worden doorgevoerd is het voor medewerkers fijn om vanuit hun manager te horen welke maatregelen het bedrijf neemt en doorvoert. Zo weten zij wat er van hen verwacht wordt en op welke steun zij kunnen rekenen vanuit het bedrijf.
Geef een blijk van waardering
Een groot deel van de motivatie van de medewerker zit hem in de medewerker zelf. Thuiswerken vraagt veel discipline, een groot aanpassingsvermogen en is voor sommige medewerkers daarom erg uitdagend. De motivatie van de medewerkers kan worden versterkt door het geven van een compliment of door een blijk van waardering uit te spreken. Dit laatste kan mondeling, maar kan natuurlijk ook door iets fysieks te schenken aan de medewerkers. Wanneer dit fysieke geschenk ook nog een persoonlijk tintje heeft, doordat er bijvoorbeeld een persoonlijke boodschap op staat en het op maat gemaakt is voor het bedrijf, dan zorgt dit zeker voor een glimlach op het gezicht.
Kijk eens in onze webshop voor leuke brievenbusgeschenken of een waarderingsgeschenk.
